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Utop Travel

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Privacy Notice


Utop Travel Limited’s Privacy Policy explains what information about you we collect, how we do this, and what we do with it. Your personal information is treated the same way as our tours/events: with the utmost care and consideration!

Your Information

We regard ALL of the information you are passing on to us about yourself and/or members of your travel party as personal information, i.e. full name(s) and contact details, travel arrangements including special needs in respect of possible disabilities/special diets, etc, etc.

We will start collecting details from you when you contact us with a request for information (or vice versa) and also when you book a tour/event with us.

Note: it is the responsibility of the person who is arranging the booking to ensure that possible other members of the travel party are informed of the content of our Privacy Policy and have given their consent to this person to acting on their behalf in all dealings with us.


How we use our Information

To enable us to provide you with our services, including your transport, holiday, hotels, etc, we may need to disclose your information to our service providers in the UK or outside the UK/EEA.

When you are travelling overseas it may be mandatory for us to disclose your information to government authorities responsible for immigration, security and anti-terrorism regulations or any other purpose they deem appropriate.
Even if not enforced by law, we may exercise our discretion in circumstances we deem appropriate.

We also may disclose your information to Data Processing Companies acting on our behalf.
These purposes are related to administration (including payments and refunds), customer care, risk assessment, business management, research and analysis, dispute resolution, debt collection and credit checking, security and crime prevention/detection.

Any sensitive personal data under the Data Protection Act 1998, like information about your health we only collect with your full consent.
However, we may need this information to serve the interest and safety of all the members of the group you are travelling with. For example, if you are travelling with an illness which is infectious we need to know this and act to ensure your well-being and safety and those of your fellow travellers.
With these circumstances in mind, you also agree for your insurers, their representatives and medical staff to disclose only relevant data affecting the Data Protection Act 1998 when deemed necessary.
Note: Under the Data Protection Act 1998 you have the right to refuse to provide us with this information but that will mean we can not accept your booking.


Direct Marketing Material

We will NOT contact you with information on product offers, services, and competitions from third party companies.

Your Rights

You have the right to request in writing for a copy of all the information we hold about you (for a small fee) and to ask us to amend any inaccuracies. We then will send you a copy of the amended data (free of charge).

Cookies and Links to Other Websites

If you contact us via our website or use our website to pay electronically, we may use “cookies”, allowing us to connect to your computer or laptop and keep track of a booking and/or payment. This will NOT reveal your identity.
You can set your browser to refuse cookies, but this will result in you not being able to book and/or pay via our website.

Our website may show links to third party sites not controlled by us. We can not be held responsible in any way for the content of those websites (including the privacy policies and offers you may find there).
It is your responsibility to check the reliability and status of those sites.

Monitoring Our Website

We may monitor our website to ensure your instructions have been carried out successfully, to keep track of payment transactions and other activities (i.e. changes to our website).

Security Statement

We have taken all reasonable security measures to guarantee the protection of your information.

Your debit or credit card details for payments via our secure Payment Gateway (via PayPal) will not be revealed, not even to us.
Even if you should choose to pay your booking over the telephone with your debit or credit card, you can be sure that we will NOT store these details; after the payment has gone through or has to be aborted at any time, we will ensure that your card details will be destroyed immediately.

Similar security measures are in place for your bank and personal details. We will only store these details for as long we need them. Storage will only be allowed on encrypted files with limited access by our staff.

Why would you contact us

Please feel free to contact us on any questions you might have about our product and services, bookings, cancellations, refunds or our privacy policy. Enquiries by e-mail will be answered between 3 to 5 working days.

How we can be contacted:

Our Registered contact address is:

Utop Travel Limited
13 Springfield Crescent
SOUTH QUEENSFERRY
West Lothian EH30 9SB
Scotland

Office Telephone: +44(0) 131 3311843
(General Enquiries & Booking)

Office opening times Monday to Saturday 9.00 am till 6.00 pm

Office Fax: +44(0) 131 3311843

Mobile 1: +44(0) 7891545092
(General Enquiries & Booking)

Mobile 2: +44(0) 7922184829
(For Emergencies Only)

Email: utop.travel@btconnect.com

Website 1: www.utoptravel.co.uk
Website 2: www.utoptravel.com

Changes to Privacy Policy

Any changes to this Policy will be either announced on our website, or can be posted to you on request in writing.


Datenschutzrichtlinien.

Die nachfolgenden Datenschutzrichtlinien von Utop Travel Limited erklären, welche Informationen wir über Sie einholen, wie wir diese Informationen erhalten und was wir mit Ihren Daten machen. Ihre persönlichen Daten werden von uns, genau wie unsere Touren und Events, mit höchster Sorgfalt behandelt!

Wir betrachten alle Informationen, die von Ihnen über sich selbst und Mitglieder Ihrer Reisegruppe an uns weitergegeben werden als persönliche Daten, z.B. Namen und Anschriften, Reiseinformationen, die unter anderem auch Informationen über mögliche Behinderungen und/oder dietätische Anforderungen beinhalten.
Wir beginnen mit der Datenaufnahme, wenn Sie uns bezüglich Reiseinformationen oder Events kontaktieren oder bei uns buchen.

Anmerkung: Es ist die Aufgabe des Buchenden, alle durch Ihn gebuchten Mitreisenden auf den Inhalt unseres Datenschutzes aufmerksam zu machen und deren Einverständnis diesbezüglich einzuholen.

Wie werden Ihre Informationen von uns verwendet.

Um die von Ihnen gebuchten Leistungen erbringen zu können, z.B. Beförderung, Urlaub, Hotels, etc. kann es notwendig werden, dass alle oder ein Teil Ihrer Daten an die jeweiligen Vertragspartner in GB oder der EU weitergeleitet werden müssen.

Bei Reisen außerhalb der EU kann es vorkommen, dass wir bedingt durch die Einreisebestimmungen des Landes gezwungen sind, Ihre Informationen an die jeweiligen Behörden für Emigration, Sicherheit, Anti-Terrorismus und andere diesbezügliche Behörden weiterzuleiten. Auch wenn wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, Ihre Daten wie oben angegeben weiterzuleiten, werden wir diesbezüglich nach gutem Ermessen handeln.

Ihre Daten können auch an Datenverwaltungsfirmen, die in unserem Auftrag handeln, zum Zwecke der Administration (inkl. Bezahlungen und Rückvergütungen), Kundenbetreuung, Risikoprüfung, Verwaltung, zu Forschungs- und Analysezwecken, zur Konfliktlösung, Schuldeintreibung und Überprüfung der Kreditwürdigkeit, Sicherheitskontrolle und Verbrechensverhütung/-bekämpfung weitergeleitet werden.

Persönliche Daten laut der Datenschutzverordnung von 1998, wie z.B. Ihre Gesundheit betreffende Daten, werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis eingeholt.
Im Interesse der Sicherheit anderer Reisegäste kann es allerdings notwendig werden, diese Informationen weiterzureichen, z.B. ansteckende Krankheiten. Diese Informationen müssen uns bekannt sein, um im Interesse Ihrer Sicherheit und der Sicherheit und Gesundheit anderer Reisegäste zu handeln.
Unter obigen Voraussetzungen gestatten Sie ihrem Versicherer, dessen Vertreter und medizinischem Personal, relevante Daten unter der Datenschutzverordnung 1998 wenn nötig weiterzuleiten. Anmerkung: Unter der Datenschutzverordnung von 1998 haben Sie das Recht, uns diese Informationen vorzuenthalten. In diesem Falle können wir Ihre Reisebuchung leider nicht annehmen.


Marketingmaterial

Wir werden Sie UNTER KEINEN UMSTÄNDEN mit Produktinformationen, Dienstleistungen oder Wettbewerben anderer Firmen kontaktieren.


Ihre Rechte

Sie haben das Recht (gegen eine kleine Gebühr), schriftliche Kopien aller Informationen, die wir über Sie haben einzufordern. Sie haben ebenfalls das Recht, Änderungen im Falle von Fehlinformationen zu verlangen. Wir werden Ihnen dann die neuesten Informationen (kostenfrei) schriftlich zusenden.


Cookies und Links auf unsere Webseite

Sollten Sie uns via unserer Webseite kontaktieren oder Buchungen via dieser Webseite elektronisch bezahlen, können von uns “Cookies” verwendet werden, die es uns erlauben, mit Ihrem Computer oder Laptop Kontakt aufzunehmen, um ein Augenmerk auf Buchungen und Zahlungen zu halten. Ihre Identität wird dadurch NICHT preisgegeben. Sie können Ihren Webbrowser so einstellen, dass er diese “Cookies” ablehnt, was allerdings die Buchung oder Bezahlung einer Dienstleistung durch unsere Webseite verhindert.

Unsere Webseite kann Links zu anderen Webseiten zeigen, auf die wir keinen Einfluss haben. Wir übernehmen keine Verantwortung für den Inhalt dieser Webseiten, inkl. deren Datenschutzrichtlinien. Es obliegt Ihrer Verantwortung, die Vertrauensunwürdigkeit und den Status dieser Seiten zu prüfen.


Kontrolle unserer Webseite

Wir kontrollieren unsere Webseite um sicher zu stellen, dass Ihre Anweisungen erfolgreich ausgeführt wurden, um Zahlungseingänge und andere betriebliche Aktivitäten zu überprüfen (z.B. Änderungen der Webseite).


Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Bankdaten

Wir haben alle angemessenen Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um den Schutz Ihrer Daten und Informationen zu garantieren.
Bank- oder Kreditkarteninformationen, die via unserem gesicherten “Paypal Gateway” eingereicht wurden, werden nicht weitergeleitet, auch nicht an uns.
Auch wenn Sie Zahlungen für Buchungen via Bank- oder Kreditkarte über das Telefon direkt mit uns durchführen, können Sie sicher sein, dass wir diese Daten UNTER KEINEN UMSTÄNDEN aufbewahren. Nachdem die Zahlung abgeschlossen ist, werden wir sicher stellen, dass eventuell handschriftlich aufgenommene Daten SOFORT zerstört werden.

Ähnliche Sicherheitsmaßnahmen sind im Einsatz bezüglich Ihrer Bank und persönlichen Daten. Diese Daten werden nicht länger als unbedingt notwendig aufbewahrt. Diese Daten werden in verschlüsselten Dateien gespeichert, auf die unser Personal nur sehr bedingten Zugang hat.


Weshalb sollten Sie uns kontaktieren

Bitte zögern Sie nicht, uns mit Fragen über unsere Dienstleistungen, Buchungen, Stornierungen, Rückerstattungen oder den Datenschutz zu kontaktieren. Anfragen per E-Mail werden innerhalb von 3 – 5 Arbeitstagen beantwortet.

Wie können Sie uns erreichen

Unsere eingetragene Geschäftsanschrift lautet:

Utop Travel Limited
13 Springfield Crescent
SOUTH QUEENSFERRY
West Lothian EH30 9SB
Scotland

Bürotelefon: +44(0) 131 3311843
(für allgemeine Anfragen und Buchungen)

Öffnungszeiten Montag bis Samtag 9.00 bis 18.00 Uhr

Bürofax: +44(0) 131 3311843

Mobilnummer 1: +44(0) 7891545092
(für allgemeine Anfragen und Buchungen)

Mobilnummer 2: +44(0) 7922184829
(nur für Notfälle)

Email: utop.travel@btconnect.com

Webseite 1: www.utoptravel.co.uk
Webseite 2: www.utoptravel.com

Änderungen der Datenschutzrichtlinien

Änderungen unserer Datenschutzrichtlinien werden entweder auf unserer Webseite bekanntgegeben oder können auf Anfrage per Post schriftlich zugestellt werden.