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Utop Travel

Tour Categories

Terms of Use


Definitions

‘Us’ or ‘We’ means: Utop Travel Limited
‘Customer’ means: Person, Company or Organisation responsible for any booking
‘Services’ means: Any product offered by Utop Travel Limited, i.e. a packaged tour, a car/bus transfer, entrance to venues, participation to an event, etc, etc.

Bookings

All bookings will have to be submitted by the customer in writing, either via our website, by email, by fax or by letter. We can not be held responsible for bookings gone astray or being delayed in the post, nor for bookings not properly transmitted via our website, by email or fax, for whatever reason. It is the responsibility of the customer to ensure that a written booking confirmation from us has been received and to contact us when a booking has not been confirmed by us within 5 working days after the booking.

For group bookings we will need the final rooming list to arrive with us no later than two weeks prior to the start of the tour/event. Additional bookings can only be accepted on request and after reconfirmation of any additional costs incurred.

All services (in detail) will be confirmed by us in writing (by letter, fax or email) within 7 working days after the booking has reached us.

We reserve the right to keep a tour/event on hold (status: unconfirmed) in the event the number of participants are below a set minimum. We will advise the customer of the status of any tour/event at the time of booking. Should a booked tour/event not go ahead then we will either offer the customer participation on an alternative tour/event or unconditionally refund the down-payment without delay.

Different conditions may apply for Incentive/Corporate events. Please feel free to ask us for further details.

Payment & Prices

All payments need to be made in Pounds Sterling (£).

All prices quoted and invoiced are in Pounds Sterling (£) and are per person based on two sharing. All prices are inclusive of VAT (currently 20%). Additional charges apply for single occupancy.

Payment in full for day and half-day tours/events booked at short-notice should be made ultimately before the start of the tour/event. These payments can be made by bank transfer or in cash.

Final payment for all services agreed, should have reached us no later than 42 days prior to the tour/event.
Payments not received before this deadline could result in the tour/event being cancelled (For more information see under: Cancellation).

Payments can either be made to us direct or to a Travel Agent nominated by us.
Methods of payment accepted by us are: bank transfer, PayPal, guaranteed cheque, debit and credit card (except AMEX). Methods of payment accepted by Travel Agents might differ.

All bank charges are payable by the customer, inclusive all bank charges incurred by banks based in the United Kingdom.
Interest will be charged on all overdue payments at a rate of 4% per month

Programme Changes

We reserve the right to change details of the advertised programme for any tour or event and will advise the customer of this change before the booking.

We reserve the right to change details of the agreed programme for any tour or event, if before the start date unexpected/unforeseen circumstances have arisen which will make it impossible for us to provide some of the services as laid down in the initial programme. We will always endeavour to replace these services with minimally similar ones or upgrade these services to a higher standard to no extra costs for the customer.

We reserve the right to change or even terminate the agreed tour/event programme during the tour or event only in circumstances which could not have been avoided or foreseen by us at the start of the tour or event.

Examples of these circumstances are

• Threat or outbreak of war, terrorism, social unrest (including riot, civil strife, industrial actions, demonstrations), diseases and plagues.
• Extreme weather and the possible impact of this on the road conditions, i.e. landslides, flooding, forest fires, volcanic ash and as a result: traffic congestion, road and/or bridge closure, delays and/or cancellation of ferry-crossings, boat-trips, cruises, train-journeys, transport by air.
• Unexpected traffic congestion, i.e. following accidents, breakdowns, unannounced bridge, road or roadside maintenance or closure, hazardous/exceptional transport.
• Unexpected breakdown and/ or sudden cancellation of any means of pre-arranged transport, i.e. coach, minibus, people carrier, taxi, train, cruise ship/ferry or aircraft.
• Unexpected calamity in a pre-booked hotel or any of the venues/tourist attractions, i.e. fire or sudden closure (for whatever reason) which are beyond our control.
• Delayed or cancelled arrival/departure of passenger transport, either by air, water, road or rail.

Price Changes

We reserve the right to change/amend the price of any of the tours/events advertised OR the price agreed between us and the customer at the time of booking up to 4 months before the start of the tour/event, to allow for eventual increased service costs in respect of accommodation, transport, tour guide services, venue entrances, cruise/ferry crossings and to keep in pace with currency fluctuations (were applicable).

Should this price increase exceed the10% threshold than the customer has the right to cancel the tour/event without any obligation to pay a cancellation charge, provided this is done in writing and within 8 days after our price increase announcement.
Alternatively, we can offer a comparable tour/event from our product range.

We will advise customers of any price amendments without delay and always in writing and via our website. After this 4 months period we will not allow for any further price amendments.

Cancellation

In the unfortunate event that the customer has to cancel a tour/event, we would accept a cancellation in writing only, either by letter, fax or email with reference to the appropriate tour/event booking number. After receipt, we will then confirm the cancelled booking to the customer in writing and refund the funds already pre-paid in accordance with our
Cancellation Scheme:
• Cancellations 90 days or more prior to departure will receive full refund less any non-refundable paid fees (e.g. non-refundable deposits on cruises, excursions, venue visits or hotel reservations, flights and ferry crossings).
• 60-89 days will be subject to loss of 25% of total tour price and loss of any deposit on tour price paid.
• 30-59 days will be subject to loss of 50% of total tour price.
• 29 days or less will be subject to 100% of total tour price.
This cancellation procedure applies for both group and individual bookings.
Different cancellation conditions may apply for Incentive/Corporate events. Please feel free to ask us for further details.

Refunds can only be made in relation to the funds already paid and received by us.
Refunds will be paid to the customer within 8 days after we have received the cancellation in writing.

Insurances and Travel Documents

It is the customer’s responsibility to arrange suitable travel, health care and cancellation insurance prior to the start of the tour/event.

Applicable for visitors from abroad only:
It is the customer’s responsibility to ensure that all the required valid travel documents have been obtained prior to departure from their home destination.
For group bookings we deem it to be the Travel Agent’s or tour leader’s responsibility to ensure that each group member is in possession of all the required valid travel documents prior to departure from their home destination.

Complaints

Even providing services to the highest possible standards might not always enough to prevent customers to raise concerns or wishing to complaint. We understand that and will take any complaint extremely serious.

Our Complaints Procedure

• In the unlikely event a customer encounters a problem during the tour/event we strongly advise to inform the tour guide as soon as possible. He/she will endeavour to resolve the unsatisfactory situation there and then.
• If the complaint cannot be resolved during the tour/event then the customer can write to us and we will deal with the complaint without delay, provided we have received the complaint within one month after the start of the tour/event.
• It is our objective to compensate the customer when the complaint has been found acceptable within reason, subject to circumstances and gravity.

Luggage

Utop Travel Limited cannot be held responsible for any loss or damage of customer’s personal belongings at any time.

Legal Issues & Privacy Statement

Utop Travel Limited is registered in Scotland under Company No: 351751
All agreements between Utop Travel Limited and the customer are bound by Scottish Law.
Any disputes are to be settled in the Edinburgh Law Courts. Utop Travel Limited reserves the right to cancel all bookings without prior notice if the above terms and conditions are not met or misused.
Our website is maintained in the United Kingdom. Personal information will be stored and used in accordance with the laws of the United Kingdom.
Utop Travel Limited is committed to comply with the Data Protection Act 1998. We do not pass your details on to any third parties.

Our Commitment

To do anything within our power to provide our customers with a high-quality, affordable and unforgettable holiday/event experience!


ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN (AGB)

Definitionen

‘Uns’ oder ‘Wir’ bedeutet: Utop Travel Limited
‘Kunde/Kunden’ bedeutet: jede Person bzw. jedes Unternehmen, das für eine Buchung zuständig ist bzw. eine Buchung tätigt
‘Services’ bedeutet: jegliche von Utop Travel Limited gebotene Leistung, d.h. Pauschalreise, Auto/Bustransfer, Eintritt zu Sehenswüridigkeiten, Teilnahme an Events/organisierten Veranstaltungen, etc.

Buchungen

Alle Buchungen sind uns vom Kunden schriftlich über unsere Website, per E-Mail, Fax oder Brief zuzusenden. Wir übernehmen keine Haftung weder für abhanden gekommene oder im Postdienst verspätet eingetroffene Buchungen noch für aus welchen Gründen auch immer nicht korrekt an unsere Website, E-Mail-Adresse oder Faxnummer übersandte Buchungen. Es obliegt dem Kunden, nachzuprüfen, dass eine schriftliche Buchungsbestätigung von uns beim Kunden eingetroffen ist. Hat der Kunde innerhalb von 5 Werktagen keine Bestätigung von uns erhalten, liegt es am Kunden, Verbindung mit uns aufzunehmen.

Bei Gruppenbuchungen ist der Kunde verpflichtet, uns die endgültige Zimmerliste mindestens zwei Wochen vor Beginn der Reise/Veranstaltung zukommen zu lassen. Zusätzliche Buchungen können von uns nur auf Anfrage und nach Absprache und Rückbestätigung eventuell anfallender zusätzlicher Kosten angenommen werden.

Eine detaillierte Aufzählung aller Leistungen wird dem Kunden innerhalb von 7 Werktagen nach Eingang einer Buchung in schriftlicher Form (Brief, Fax oder E-Mail) zugestellt.

Wir behalten uns vor, eine Reise/Veranstaltung in Wartestellung zu setzen (Status: unbestätigt), sollte die Anzahl der Teilnehmer unter einer festgelegten Mindestanzahl liegen. Der Kunde wird von uns zum Zeitpunkt der Buchung über den aktuellen Status jeder Reise/Veranstaltung informiert. Sollte eine Reise/Veranstaltung nicht stattfinden, bieten wir dem Kunden entweder die Teilnahme an einer alternativen Reise/Veranstaltung oder die umgehende und vorbehaltlose Rückerstattung bereits geleisteter Anzahlungen.

Bei Incentive/Corporate Events gelten u.U. andere Bedingungen. Bitte zögern Sie nicht, sich bei uns genauer zu erkundigen.

Bezahlung & Preise

Alle Zahlungen sind in britischen Pfund Sterling (£) zu entrichten.

Alle angegebenen und in Rechnung gestellten Preise sind in britischen Pfund Sterling (£) und verstehen sich als Preis pro Person basierend auf zwei Personen pro Zimmer. Die Mehrwertsteuer (derzeit 20%) ist in allen Preisen bereits enthalten. Für Einzelzimmerbelegung fallen zusätzliche Kosten an.

Die Bezahlung für kurzfristig gebuchte Ganztags/Halbtagsausflüge bzw. Veranstaltungen hat spätestens vor Beginn des Ausflugs/der Veranstaltung zu erfolgen. Diese Zahlungen können per Banküberweisung oder in bar getätigt werden.

Die Zahlung für alle vereinbarten Leistungen hat spätestens 42 Tage vor Beginn einer Reise/Veranstaltung bei uns einzutreffen.
Zu einem späteren Zeitpunkt als zum vorhergehend genannten Termin einlangende Zahlungen können die Absage einer Reise/Veranstaltung bewirken (weitere Informationen hierzu siehe unter: Stornierung).

Zahlungen können entweder direkt an uns oder an einen von uns ernannten Reiseberater erfolgen.
Die von uns angenommenen Zahlungsarten sind: Überweisung, PayPal, garantierter Scheck, Debit- und Kreditkarte (ausnahmsweise AMEX).
Die von Reiseberatern angenommenen Zahlungsarten können sich eventuell unterscheiden.

Alle anfallenden Bankgebühren einschließlich aller von in Großbritannien ansäßigen Banken erhobenen Gebühren gehen zu Lasten des Kunden.
Auf alle überfälligen Zahlungen wird ein Zinssatz von 4% pro Monat verrechnet.

Programmänderungen

Wir behalten uns Änderungen jeder Reise/Veranstaltung vor und werden den Kunden vor einer Buchung von jeglichen Änderungen unterrichten.

Für den Fall unerwarteter/unvorhergesehener, vor Beginn einer Reise/Veranstaltung auftretender Umstände, die uns die Erfüllung einer oder mehrerer Leistungen laut ursprünglichem Programm unmöglich machen, behalten uns weiters vor, Details eines vereinbarten Programms einer Reise/Veranstaltung zu ändern. In einem solchen Fall unternehmen wir stets alle Bemühungen, ausgefallene Leistungen durch ähnliche oder – ohne dass dem Kunden dadurch Mehrkosten entstehen - höherwertige zu ersetzen.

Wir behalten uns vor, ein vereinbartes Reise/Veranstaltungsprogramm zu ändern oder abzubrechen, allerdings ausschließlich unter Umständen, die weder vermieden noch bei Beginn der Reise/Veranstaltung von uns vorhergesehen werden konnten.

Derartige Umstände sind zum Beispiel, aber nicht ausschließlich:
• Kriegsbedrohung, Kriegsausbruch, Terrorismus, soziale Unruhen (einschließlich Aufstände, zivile Unruhen, Streiks, Demonstrationen) sowie Ausbruch von Krankheiten und Epidemien.
• Extreme Naturbedingungen und mögliche Auswirkungen auf Straßenzustände, d.h. Erdrutsche, Überschwemmungen, Waldbrände, Volkanausbrüche und als Ergebnis derselben: Verkehrsstaus, Straßen- und/oder Brückenschließungen, verspätete und/oder abgesagte Fährenüberfahrten, Kreuzfahrt/Bootsfahrten, Zugreisen und Flüge.
• Unerwartete Verkehrsstaus, d.h. nach Unfällen, Verkehrsstörungen, unangekündigten Brücken-, Straßen- oder Fahrbahnrandwartungsarbeiten oder Sperren oder Gefahrguttransport.
• Unerwarteter Ausfall und/oder unvorhergesehene Streichung bereits gebuchter Transportmittel, d.h. Reisebus, Minibus, Minivan, Taxi, Zug, Schiff, Fähre oder Flugzeug.
• Unvorhergesehene Kalamität in einem bereits gebuchten Hotel oder bei Veranstaltungen/Sehenswürdigkeiten, d.h. Brand oder plötzliche Schließung aus außerhalb unseres Einflusses liegenden Gründen.
• Verspätete oder abgesagte Ankunft/Abreise von Passagierträgern der Luft-, See-, Straßen oder Eisenbahnbeförderung.

Preisänderungen

Für den Fall erhöhter Leistungskosten für Unterkunft, Beförderung, Reiseleiter, Eintritte, Schiff/Fährenüberfahrten sowie (falls relevant) zum Ausgleich eventueller Währungsschwankungen behalten wir uns bis zu 4 Monate vor Beginn einer Reise/Veranstaltung Preisänderungen aller von uns gebotenen Reisen/Veranstaltungen ODER Änderungen des zwischen uns und dem Kunden zum Zeitpunkt der Buchung vereinbarten Preises vor.

Sollte eine derartige Preiserhöhung 10% übersteigen, ist der Kunde berechtigt, die Reise/Veranstaltung abzusagen, ohne dass ihm dafür eine Stornierungsgebühr entsteht, vorausgesetzt, die Absage erfolgt schriftlich und geht innerhalb von 8 Tagen nachdem wir die Preiserhöhung bekanntgegeben haben bei uns ein.
Ersatzweise können wir dem Kunden auch eine vergleichbare Reise/Veranstaltung aus unserem Programm anbieten.

Wir werden unsere Kunden stets unmittelbar, schriftlich und auf unserer Website auf jede Preisänderung aufmerksam machen. Nach Ablauf des vorher genannten 4-Monate-Termins werden keine weiteren Preisänderungen mehr vorgenommen.

Stornierung

Im bedauerlichen Fall der Stornierung einer Reise/Veranstaltung seitens des Kunden können wir ausschließlich schriftliche Absagen in Form eines Briefes bzw. einer Fax- oder E-Mail-Mitteilung mit Bezug auf die betreffende Reise-/Veranstaltungsbezugsnummer annehmen. Nach Erhalt einer derartigen Mitteilung werden wir dem Kunden die stornierte Buchung schriftlich bestätigen und allenfalls bereits getätigte Vorauszahlungen in Übereinstimmung mit unseren nachfolgend angeführten Stornierungsbedingungen rückerstatten:
• Ab 90 Tage oder mehr vor der Abreise wird volle Rückerstattung angeboten, minus nicht rückzahlbare Anzahlungen (zB auf Kreuzfahrten, Ausflüge, Besucherattraktionen, Hotelreservierungen, Flug - und Fähretransport).
• Ab 60-89 Tage Verlust von 25% des gesamten Reisepreises und
wirden eventuelle Anzahlungen nicht rückerstattet.
• Ab 30-59 Tage Verlust von 50% des gesamten Reisepreises.
• Ab 29 Tage oder weniger Verlust von 100% des gesamten Reisepreises.

Die oben genannten Stornierungsgebühren gelten sowohl für Einzel- als auch Gruppenbuchungen.
Bei Incentive/Corporate Events gelten u.U. andere Stornierungsbedingungen. Bitte zögern Sie nicht, sich bei uns genauer zu erkundigen.

Rückerstattungen können ausschließlich für bereits an uns überwiesene und von uns erhaltene Zahlungen geleistet werden.
Rückerstattungen werden dem Kunden innerhalb von 8 Werktagen nach Eingang der schriftlichen Stornierung geleistet.

Versicherungen und Reisedokumente

Jeder Kunde ist vor Antritt der Reise/Veranstaltung grundsätzlich selbst für die Beschaffung angemessener Reise-, Kranken- und Reiserücktrittsversicherung verantwortlich.

Hinweis für ausländische Besucher:

Es obliegt dem Kunden, vor seiner Abreise sämtliche erforderlichen und gültigen Reisedokumente zu beschaffen.
Bei Gruppenbuchungen erachten wir den Reiseberater oder Reiseleiter als verantwortlich dafür, dass alle Mitglieder der Reisegruppe vor ihrer Abreise in Besitz aller erforderlichen und gültigen Reisedokumente sind.

Beschwerden

Selbst die Bereitstellung hochwertigster Leistungen kann in seltenen Fällen eine Beschwerde oder Beanstandung seitens des Kunden nicht ausschließen. Wir bringen unseren Kunden größtes Verständnis hierfür entgegen und nehmen jede Beschwerde äußerst ernst.
Unser Beschwerdeverfahren verläuft wie folgt:
• In dem unwahrscheinlichen Fall, dass ein Kunde während einer Reise/Veranstaltung eine Beanstandung vorbringen möchte, empfehlen wir, dies umgehend der Reiseleitung mitzuteilen. Die Reiseleitung wird ihr Bestes tun, eine unbefriedigende Situation unverzüglich an Ort und Stelle zu klären.
• Kann eine Beschwerde nicht während der Reise/Veranstaltung beigelegt werden, kann der Kunde uns schriftlich davon in Kenntnis setzen und wir werden uns unverzüglich um eine Schlichtung bemühen, vorausgesetzt wir erhalten besagte Beschwerde schriftlich und innerhalb eines Monats nach Beginn der Reise/Veranstaltung.
• Unser Ansatz besteht grundsätzlich darin, den Kunden im Falle einer als begründet betrachteten Beschwerde je nach Umstand und Schwere angemessen zu entschädigen.
Reisegepäck
Utop Travel Limited kann zu keiner Zeit für Verlust oder Beschädigung der persönlichen Habe/des Gepäcks seiner Kunden haftbar gemacht werden.

Rechtsfragen & Datenschutz

Utop Travel Limited ist in Schottland unter der Bezugsnummer 351751 amtlich eingetragen.
Alle zwischen Utop Travel Limited und dem Kunden getroffenen Vereinbarungen unterliegen der schottischen Rechtsprechung.
Alle Rechtsstreitigkeiten werden vor der Gerichtsbarkeit in Edinburgh verhandelt. Utop Travel Limited behält sich vor, im Falle der Nichteinhaltung oder der missbräuchlichen Nutzung der vorhergehend genannten allgemeinen Geschäftsbedingungen alle Buchungen ohne vorhergehende Ankündigung zu stornieren.
Unsere Website wird in Großbritannien instandgehalten und verwaltet. Personenbezogene Daten werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften Großbritanniens gespeichert und verwendet.
Utop Travel Limited hält sich strengstens an das 1998 verabschiedete Datenschutzgesetz. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter.

Unser Versprechen

Wir unternehmen alle Anstrengungen, um unseren Kunden einen erstklassigen, erschwinglichen und unvergesslichen Urlaub zu bieten!